A ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS - O GESTOR

FALANDO SOBRE A GESTÃO DE CONDOMÍNIOS.

Quem mora ou já morou em um condomínio, sabe muito bem dos problemas que se apresentam no imóvel. É a portaria que deixa estranhos entrarem, é uma área que vira e mexe está suja, é a plantinha que morre no jardim, é a piscina que está suja, enfim... São problemas comuns do cotidiano condominial e que normalmente são reflexos de problemas na administração do condomínio.

E afirmo que essas coisinhas são apenas a ponta do iceberg.

Condomínio, uma caixa de Pandora.

SE AS COISAS NÃO FUNCIONAM NO CONDOMÍNIO, A CULPA É DE QUEM?

- É do SÍNDICO!

Não importa quando e onde aconteceu ou quem errou, a culpa sempre recai sobre o síndico. Pois ele é o único responsável por tudo relacionado ao condomínio.

Ser síndico não é moleza e tão pouco é serviço para amador. Existem diversas tarefas e processos que vão travar qualquer pessoa que não tenha a qualificação necessária para lidar com o condomínio.

Nem sempre um síndico orgânico tem a qualificação e a experiência necessária para fazer a gestão de um condomínio. Essa afirmação se dá porque nem toda profissão está ligada a administração e a gestão de um condomínio é similar a de uma empresa. Um exemplo usando um profissional ligado a saúde: “Um médico é extremamente capaz de tratar de uma doença. Mas, nem sempre ele tem a aptidão ou a qualificação necessária para administrar um hospital”.

E o que normalmente acontece nas assembleias?

As pessoas esquecem ou não sabem que um condomínio, nos dias de hoje é igual a uma empresa. E exatamente por isso, surgiu a figura do Sindico Profissional. E nas assembleias de eleição, os condôminos procuram alguém que queira ir para o sacrifício. E elegem um do síndico orgânico (proprietário de unidade), que na grande maioria não tem nem ideia dos problemas que vai enfrentar. E dai surge grande parte dos problemas mais sérios que um condomínio vem a enfrentar.

Compreendo que os condôminos acreditam que estão economizando com essa atitude e que em outros casos, não querem pessoas externas no comando do condomínio, ou ainda que a convenção condominial não prevê a contratação de um profissional para a sindicatura. O mais prudente seria contratarem um síndico profissional ou verificar entre os condôminos se tem alguém com experiencia administrava, que queira ocupar o cargo.

O fato é que gerenciar um condomínio não é tarefa fácil e, quanto maior for o empreendimento, maior é a dificuldade. Dessa forma, para que tudo corra bem e funcione corretamente dentro de um condomínio, além do síndico, é importante ter um profissional qualificado e responsável pelo local, no caso um gerente. As administradoras de condomínio, geralmente não assumem essa atribuição. E é aí que entra o gestor condominial.

A gestão condominial se apresenta como uma alternativa viável para aqueles condomínios que não querem contratar um síndico profissional, mas onde o síndico proprietário não tem o conhecimento necessário para exercer o cargo. Afinal, o gestor condominial basicamente é um assessor que tem como principal atribuição ajudar o síndico em pontos específicos como manutenção, organização, limpeza e segurança do condomínio. Esse gestor será responsável por atividades comuns e complementares, mas a palavra final ainda será a do síndico. Ou seja, o gestor deve auxiliar na administração do condomínio, mas cabe ao síndico supervisionar suas atividades, sempre com foco no bem do condomínio como um todo.

Um síndico orgânico pode e deve contratar o gestor condominial. Pois ele vai operacionalizar todo o suporte necessário a organização e ao controle do condomínio. Até os síndicos profissionais, laçam mão dessa “ferramenta” administrativa quando ficam estrangulados pela falta de tempo ao cuidar de vários condomínios.

Quais as funções do Gestor Condominial?

Bom, como citamos acima, o gestor é o profissional que irá acompanhar os processos do condomínio e os serviços que envolvem limpeza, segurança e manutenção. Cuidará dos serviços de back office se certificando que tudo está correndo bem e também daqueles serviços especializados, como a contratação de empresas prestadoras de serviços.

Isso quer dizer que este profissional será o responsável pelo funcionamento estrutural e operacional do condomínio e também dos serviços terceirizados, quando contratados. Desse modo, é o gestor que irá montar estratégias e planejamentos práticos, aprovar os orçamentos com o síndico e promover a gestão das tarefas.

Por exemplo, ele deve:

·        Criar e/ou avaliar os processos que existem no condomínio;

·        Supervisionar os serviços da administradora;

·        Garantir a limpeza e conservação das áreas comuns, como halls, corredores, salão de festas, espaço gourmet, academia, áreas externas entre outros;

·        Cuidar do serviço de portaria e recepção, como: controle de acesso ao prédio e o serviço de segurança no geral;

·        Prezar pela manutenção dos jardins, piscinas, equipamentos etc.

Ou seja, o gestor irá atuar como uma extensão do síndico no condomínio, já que as atividades como as listas acima ficarão a cargo dele.

Vale lembrar que o gestor, assim como um síndico profissional, pode trabalhar em mais de um condomínio. Ou seja, ele poderá não ter dedicação exclusiva a um condomínio apenas. Condição que acaba por baratear o custo desse profissional.

O administrador (síndico), o gestor (gerente) e a administradora de condomínios.

FALEMOS SOBRE ADMINISTRAÇÃO

Falar sobre condomínios é quase a mesma coisa que falar sobre uma empresa. As diferenças são poucas.

Então vamos entender alguns conceitos da administração para chegarmos ao conceito do papel do Gestor.

O que é administração, gerenciamento e gestão?

Apesar de serem termos antigos, hoje em dia, eles ainda são muito empregados no universo corporativo. Quando um novo funcionário chega, por exemplo, é comum que sejam apresentados um desses termos a ele. A partir daí, a empresa atribui a particularidade dela em cada palavra. Porém, devemos ficar atentos, já que os significados são bem diferentes. Eu vou começar explicando primeiramente o conceito de administração, assim será mais fácil entender os demais.

Administração

Do latim “administrare”, trata dos aspectos gerais da empresa. Ou seja, a administração tem a função de criar soluções para os problemas típicos de uma organização. Ela cuida, portanto, de recursos financeiros, patrimoniais e humanos, bem como do marketing, da produção, da concorrência, do mercado, etc, e tem como finalidade atingir os objetivos da organização.

De forma geral, podemos classificar a administração como o macro do negócio. Afinal, o objetivo é levar em conta a empresa como um todo, para guiá-la para o melhor caminho.

Para ser um bom administrador, é necessário saber negociar, tomar decisões, estabelecer metas, liderar pessoas e organizar recursos.

A administração trata dos aspectos gerais de uma empresa. Essa área tem a função de criar soluções para os problemas típicos de uma empresa. A administração tem a visão macro do negócio, seu objetivo e sempre levar a companhia para o melhor caminho.

Um bom administrador deve saber negociar, tomar decisões, estabelecer metas, liderar pessoas e organizar recursos.

Gerenciamento

Mais específica que a administração, a gerência trata de setores ou departamentos específicos de uma organização. O papel do gerente é exercer funções bem limitadas, ou seja, ele cuida somente do seu campo de atuação ou departamento. Com isso, o gerente de marketing, por exemplo, não possui responsabilidades sobre a administração dos recursos financeiros, pois cabe somente aos seus respectivos gerentes a responsabilidade desses departamentos.

Podemos dizer, de modo geral, que a gerência comanda um departamento e pode acumular ou não funções de gerência em outros setores. Entre essas funções, está a organização, o planejamento e a execução de atividades que facilitem o trabalho dos membros da área. Portanto, um gerente deve cuidar dos processos e das pessoas do setor que atua, planejando ações, tomando decisões, delegando tarefas.

Um gerente deve cuidar dos processos e das pessoas do setor que gerencia, planejando ações, tomando decisões e delegando tarefas.

Gestão

O termo, apesar de antigo, ganhou forças recentemente. A gestão é uma especialização da administração e também do gerenciamento. Logo, o gestor faz as mesmas coisas que o administrador e o gerente, a única diferença é que ele deve exercer o papel de forma mais criativa e habilidosa, deixando de lado o arcaico. Por isso, o gestor deve ir além da compreensão técnica e administrativa para que possa também conhecer os processos em que o mercado atua em relação aos clientes e aos prestadores de serviço.

A gestão possui princípios fundamentais como incentivar a participação, estimular a responsabilidade e autonomia dos funcionários, mas tudo feito com o foco gerencial e dentro de um processo administrativo. O objetivo principal é atingir todos os objetivos da empresa de modo a valorizar o conhecimento e habilidades das pessoas que fazem parte do negócio.

Agora que sabemos os conceitos administrativos de quem faz o quê. Vamos para os comparativos.

A administração e a gestão são conceitos diferentes, mas estão diretamente relacionados. A principal diferença entre os dois é que a administração é mais analítica e voltada para processos, enquanto a gestão é mais prática e está mais ligada ao relacionamento com pessoas.

Dentro da hierarquia corporativa, o gestor é subordinado ao administrador. Ou o administrador traz para si as atribuições de um gestor.

Assim como são diferentes os conceitos entre gestão e gerenciamento.

A gestão define a direção, estabelece objetivos e políticas, enquanto o gerenciamento é responsável pela execução diária. A gestão é um processo mais abrangente, enquanto o gerenciamento é mais específico e foca em uma parte do todo.

Dentro da hierarquia corporativa, o gerente é subordinado ao gestor.

CONCEITOS

O conceito de administração

A administração engloba o ato de planejar, organizar, coordenar e controlar todos os recursos de uma empresa, desde os físicos até os recursos humanos. Em suma, é o controle e organização dos recursos – como dinheiro, tecnologia, pessoas, etc – para desenvolver a estratégia do negócio.

A função da administração é conduzir o negócio de maneira geral, buscando atingir os objetivos e metas traçadas para a organização. Para isso, o administrador deve organizar todas as partes do negócio para que, ao final do processo, seja possível atingir o resultado esperado.

Ou seja, a administração desempenha um papel mais focado em processos, direcionando suas ações a aspectos técnicos e estratégicos. Conheça melhor as principais funções da administração de uma empresa:

·        Planejamento: projeção de cenários, definição de objetivos, metas, estratégias e ações.

·        Desenho de processos: definição e estruturação das etapas, funções e tarefas dos diferentes processos da empresa.

·        Direção e controle: além da definição de planos e processos, a administração também é responsável por garantir a boa execução dos mesmos.

·        Tomada de decisões: a administração deve definir como serão alocados pessoas, recursos e tempo, bem como outras prioridades da empresa.

·        Execução: quando atua nos departamentos especializados, o administrador também pode participar ativamente da execução das tarefas.

Conceito de gestão empresarial

Gestão empresarial é um conjunto de estratégias focadas no crescimento da empresa e na melhoria contínua de processos e resultados. A gestão envolve, sobretudo, três grandes recursos da empresa: pessoas, estrutura e finanças.

Basicamente, o foco da Gestão Empresarial é a organização e manutenção de pessoas, processos e recursos, bem como a obediência às definições político-administrativas da companhia.

Além disso, como possui foco contínuo em melhorais, a gestão empresarial segue a lógica de que é preciso avaliar os índices do negócio para criar estratégias capazes de melhorá-los constantemente. A gestão está relacionada a tudo o que envolve o ambiente de uma empresa, como:

·        Planejamento estratégico;

·        Análise de custos;

·        Compras e vendas;

·        Estoque;

·        Pagamentos;

·        Recebimentos;

·        Produção ou serviços.

Outro fator importante é que a gestão é segmentada de acordo com a área e objetivo. Quando se busca o aumento do capital humano, estamos falando em Gestão de Pessoas; quando o foco é a otimização dos recursos, trata-se da Gestão Fiscal e assim por diante.

Respondendo a perguntas comuns.

Administração x Gestão Empresarial: quais são as principais diferenças?

De modo geral, a administração é responsável pela organização da empresa como um todo, ou de um departamento ou unidade operacional em específico. Seu papel é mais orientado a estabelecer políticas, planos, procedimentos e objetivos organizacionais.

Com foco maior voltado para processos, a administração se ocupa de aspectos mais técnicos e estratégicos do negócio, buscando identificar oportunidades que atendam aos propósitos da empresa.

Por outro lado, a gestão empresarial está mais direcionada a orientar as operações da empresa, garantindo que todos os processos sejam executados conforme o previsto, evitando falhas e desvios de percurso.

A função da gestão empresarial é mais voltada ao caráter operacional, com papel de direcionar onde e como chegar a um determinado objetivo. Como é complementar à administração, a gestão deve impulsionar a empresa rumo às suas metas e objetivos, buscando o alinhamento entre o topo e a base da hierarquia organizacional.

Enquanto a administração é quem controla a organização e decide sobre questões estratégicas de longo prazo, a gestão é que sustenta essas decisões. E, dessa forma, move as engrenagens da empresa, garantindo a eficiência de todos os processos.

No entanto, vale ressaltar que as duas áreas estão cada vez mais relacionadas em virtude do crescente dinamismo no mundo corporativo. O limite entre gestão e administração está ficando cada vez mais estreito, sendo de fundamental importância que elas atuem em conjunto para atingir os objetivos e resultados almejados pela empresa.

O que faz uma administradora de condomínio?

A principal função da administradora de condomínio é dar suporte e apoio ao síndico em suas atividades administrativas na gestão do condomínio. Ou seja, na prática a empresa cuida da parte burocrática das áreas financeira, jurídica, fiscal, trabalhista e de recursos humanos. Algumas empresas também fornecem pessoal e supervisão. Raras são aquelas que fornece um gerente, até porque seria inadequado e um óbvio conflito de interesse, a administradora supervisionar a si mesma.

A Administradora de condomínios substitui o síndico?

É errado pensar que a administradora substitui o síndico. Ele é necessário e indispensável em um condomínio. Tanto é que suas funções e obrigações são definidas por lei como o representante legal do condomínio.

A administradora vem para colaborar e facilitar a boa administração condominial. Fazer o condomínio ter resultados melhores. Principalmente quando se estabelece uma relação de parceria com o síndico. Um bom exemplo disso é a redução de gastos e maior eficiência na gestão financeira.

Funções que o síndico desempenha na administração de condomínios como, exemplos:

·        planejar e contabilizar receitas ou despesas,

·        elaborar folha de pagamento,

·        realizar pagamentos a terceiros,

·        acompanhar o pagamento das cotas condominiais,

·        cuidar da manutenção predial,

·        coordenar as atividades do zelador e portaria,

·        prestar contas,

·        mediar conflitos, entre outras.

Por que a administração condominial é diferente da administração de empresas?

Administração de condomínios é a atividade focada nos processos e demandas dentro de um condomínio. Tem como objetivo e desafio, a necessidade de equilibrar os direitos e os deveres de propriedade individual exclusiva e a propriedade comum. Por isso, saber fazê-la de forma eficiente e profissional, ajudará seu condomínio a ter melhores resultados e proporcionar o bem estar de todos.

As atividades em muitos condomínios se comparam com uma empresa de médio ou grande porte e se diferem basicamente na relação financeira, enquanto uma empresa busca retorno financeiro e lucro, um condomínio não tem objetivos de ganhos financeiros. De resto são muito semelhantes.

Assim como os diretores de empresas, o síndico tem muitas responsabilidades fiscais, trabalhistas, tributárias, de manutenção, contábeis, de recursos humanos, planejamento e jurídicas. Ou seja, uma gama de tarefas que exigem conhecimento em cada uma dessas áreas. Além disso, o síndico deve ter habilidade e empatia para lidar com os diferentes perfis de moradores. Os conflitos são inevitáveis na vida em condomínio e cabe ao síndico a intermediação.

Portanto, a administração de condomínios deve ser profissional, qualificada e experiente.

Diferença entre uma administradora de condomínio e um gestor condominial

A principal diferença entre uma administradora de condomínio e um gestor condominial é que a administradora cuida do dia a dia do condomínio, enquanto o gestor é responsável pelos serviços prestados no condomínio, incluindo aí o supervisionamento dos serviços da administradora.

Síndico, gestor predial e administradora

Estes três podem até ser confundidos, mas são diferentes entre si. Cada um tem sua função, sua responsabilidade e também sua remuneração.

1) Síndico

 Esta figura é a responsável pela gestão do prédio como um todo. Por isso, entre outras coisas, o síndico é o representante dos moradores até mesmo em um eventual processo judicial. Aliás, sua atuação está prevista no Código Civil, que determina que ele defenda o patrimônio local. Portanto, qualquer eventual problema será respondido por este profissional.

Entre suas muitas preocupações e obrigações, está trabalhar para combater a inadimplência, bem como cuidar do aspecto financeiro, garantindo que todos os pagamentos sejam realizados corretamente.

Ter como foco a segurança e realizar, sempre que necessário, reuniões também são atribuições do síndico, que pode ser um profissional com formação na área ou alguém eleito pelos moradores.

 Sendo assim, para se trabalhar na área, precisa-se de conhecimentos sobre a legislação vigente, como a Lei 4.591/64 (Lei do Condomínio) e a 10.406/02 (Novo Código Civil). Também será necessário saber tudo que deve ocorrer em uma assembleia, detalhes sobre contratações e funcionários, manutenções e administração.

2) Gestor condominial

Este é mais um profissional importante para que qualquer condomínio funcione corretamente e sem sobressaltos.

Em seu dia a dia, o gestor predial encara funções parecidas como as de um síndico, já que também lida, por exemplo, com questões burocráticas. No entanto, ele apenas dá suporte neste aspecto.

Aliás, é correto afirmar que estes dois profissionais formam um tipo de parceria. Afinal, enquanto o gestor pode atuar em frentes como administração e até manutenção, o síndico fica livre para atender aos moradores.

Desta forma, quem estiver na gerência vai ter de executar uma série de ações, desde fiscalizar uma portaria a cuidar, supervisionando, da segurança. Compras de materiais, dar atenção às contas do edifício e supervisionar de prestadores de serviço também são responsabilidades do posto.

Diante disso, é importante que quem for ocupar uma vaga de gestor saiba as mesmas leis que o síndico deve conhecer. Ele também vai ter de desenvolver capacidades que lhe permitam trabalhar com manutenção predial, obrigações periódicas, advertências e multas a moradores, encargos trabalhistas e até Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

3) Administradora de condomínios

Uma administradora de condomínio é o responsável por dar suporte ao síndico e também ao gestor predial. Assim, ele ajuda na manutenção do local, cuida da organização e também contribui para a realização de assembleias.

Dentro de suas atribuições, também estão dar suporte com relação a despesas e receitas. Entre outras coisas, este profissional será, ainda, encarregado de contratar empresas terceirizadas para os serviços.

Por esta razão, quem parte para esta área deve conhecer cargos, detalhes sobre assembleias, legislação, aspectos trabalhistas de um condomínio, balancetes e muito mais.

Concluindo

Administrar um condomínio não tarefa fácil. Requer conhecimento em várias áreas e a consciência de que existe uma grande responsabilidade ao assumir uma sindicatura. Espero ter contribuído para o aumento do conhecimento daqueles que lidam com condomínios e ajudado aqueles que estão começando essa empreitada.

Votos de sucesso.

Gilberto Bacellar