Da administração do condomínio. Quem faz o quê?

A assembleia elegeu o síndico, o subsíndico e os conselheiros. E agora?

O que cada um faz? Quais são as suas atribuições?

Para ajudar a dirimir essas duvidas irei falar um pouco sobre as funções e atribuições do Síndico; Subsíndico; Conselho Consultivo e Conselho Fiscal, dentro da estrutura de um condomínio.

Inicialmente, me cabe ressaltar que o exposto abaixo não foi criado pela minha imaginação. É fruto da minha experiência e de muita pesquisa. Também e o entendimento da grande maioria das pessoas que conheço que lidam com a gestão de condomínios, sejam estes, síndicos profissionais ou administradores. Deixo claro que muito do conteúdo daquilo aqui colocado foi retirado de sites especializados. Pode haver algumas pessoas que não entendam desta forma e nesses casos, um parecer de seu jurídico pode dirimir as dúvidas.

Quer saber sobre a parte legal?

A Lei 10.406/2002 ou Código Civil, como legislação regulamentadora da vida privada dos brasileiros, trata sobre condomínios no Livro de Direito das Coisas, no Título da Propriedade e Capítulo VII, denominado Condomínio Edilício.

Agora vamos lá saber o que cada um faz dentro do condomínio.

1) O Síndico.

Cabe ao Síndico:

O síndico, é o responsável pela gestão de um condomínio e essa é basicamente sua função. É o responsável direto por funções como manter o equilíbrio financeiro, ordem, segurança e limpeza.

Ele terá diversas obrigações ao exercer seu mandato. Sempre pensando em manter a integridade e bem-estar do condomínio e seus moradores. Além disso, é necessário que o síndico tenha posse de documentos importantes como:

• Cartão do CNPJ

• Apólices de seguro

• Planilhas orçamentárias

• Plantas da construção

• Pastas de prestação de contas

• Contratos

• Escritura da convenção de condomínio

• Livro de atas das assembleias

Sua principal tarefa é cuidar e manter a saúde financeira, estrutural e social do condomínio. Além disso, como representante oficial, ele atua como uma espécie de porta-voz dos condôminos, e assim deve assumir a responsabilidade de defender o patrimônio, os direitos e os interesses da maioria dos moradores.

Suas atribuições são definidas de forma legal, no Código Civil...

Cabe ao síndico ser o representante legal do condomínio.

O síndico é o responsável por toda a documentação do condomínio, e por representar o condomínio em juízo, e ou fora dele, quando solicitado.

Por mais aberta que seja a legislação quando fala sobre condomínios, permitindo que cada um possa se auto regulamentar através de suas ¨Convenções¨, a legislação norteia alguns itens como sendo principais. Assim, para o o síndico, sendo ele contratado ou não, a legislação apresenta três tipos de atribuições: diretas, indiretas e relativas às funções.

As atribuições diretas, previstas no Art. 1348, do NCCB, estão assim definidas:

Compete ao síndico:

I - convocar a assembleia dos condôminos;

II - representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III - dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX - realizar o seguro da edificação.

...

As atribuições indiretas, ainda que não definidas pelo próprio Código, são aquelas que competem somente ao síndico fazer, por força legal de outras normas, de forma objetiva ou subjetivamente, tais como:

I - permitir a entrada de executores de obras quando as mesmas são feitas no interior da unidade, após receber a documentação exigida;

II - observar os quóruns especiais exigidos em lei;

III - convocar assembleias;

IV - coibir o uso irregular das unidades.

Já as atribuições relativas à função, ainda que não estejam em lei, são naturalmente obrigações do síndico, entre elas destacamos:

I - manter a ordem e paz nos condomínios;

II - tratar de forma igual os condôminos e moradores;

III - conhecer a coletividade no intuito de saber o que poderia ou não ser aplicado na coletividade;

IV - fazer a gestão das pessoas que atuam no condomínio como funcionários, colaboradores, prestadores de serviços, entre tantos outros.

Observa-se nestas atribuições que muito embora exista para a legislação uma diferença entre possuidor e proprietário, para o síndico não há que se ter uma distinção, pois administrar o condomínio é administrar a coletividade, o todo e não simplesmente uma parte dela, ou ainda "para" parte dela.

Tentando ser mais objetivo, creio que podemos tentar descrever a imensa quantidade de funções/atribuições de um síndico, da seguinte maneira...

• Cabe ao síndico ser o único representante legal do condomínio.

Essa é a atribuição que compromete legalmente o síndico e imputa a ele Responsabilidade Civil e até criminal. Sendo assim, há de se ter muito cuidado na gestão do condomínio, pois o síndico poderá vir a ser responsabilizado civil, criminal e financeiramente por seus atos. Exatamente por isso, cabe a ele decidir sobre tudo relacionado ao condomínio.

• O síndico é o responsável por toda a documentação do condomínio, e por representar o condomínio em juízo, e ou fora dele, quando solicitado.

• O síndico exerce a administração do condomínio, com e quando e se for necessário, sendo assessorado pelo subsíndico e pelos conselho consultivo e/ou fiscal.

• Pessoalmente, acredito que a principal função de um síndico é promover o bem estar social dentro do condomínio, contribuindo para que os condôminos possam ter uma relação sadia, respeitosa e cordial, entre si. O resto é apenas burocracia.

Se até aqui ainda não fico claro, além do que foi colocado até esse momento, podemos dizer que são funções do síndico:

• Convocar a Assembleia Geral Ordinária em época própria e as Assembleias Gerais Extraordinárias quando julgar conveniente ou lhe for justificadamente solicitado por um ou mais condôminos;

• Representar o condomínio em juízo ou fora dele, ativa ou passivamente, em tudo o que se referir aos assuntos de interesse comum;

• Superintender a administração do condomínio no que se refere à vigilância, moralidade e segurança, bem como aos serviços que são do interesse de todos os condôminos;

• Dar conhecimento imediato à Assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo de interesse do condomínio;

• Cumprir e fazer cumprir a Lei, a Convenção, o Regimento Interno e as deliberações das Assembleias, bem como exigir respeito aos instrumentos normativos por parte dos condôminos, moradores e seus dependentes, impondo as multas que o Regimento Interno estabelecer;

• Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos condôminos;

• Prestar contas, anualmente e quando exigido, de sua gestão em Assembleia Geral Ordinária apresentando a documentação respectiva e oferecendo proposta de orçamento para o exercício seguinte;

• Cobrar, inclusive judicialmente, as taxas de condomínio que couberem em rateio aos condôminos, nas despesas normais ou extraordinárias do condomínio aprovadas pela Assembleia Geral, bem como as multas impostas por infração a disposições legais e as normas emanadas do Regimento Interno;

• Realizar o seguro da edificação. Muito cuidado, a falta de um seguro adequado pode gerar prejuízos ao condomínio e o síndico poderá ser responsabilizado por isso.;

• Contratar prestação de serviços remunerados, podendo ser gerais, administrativos, contábeis, advocatícios, fiscais e de auditoria, bem como outros que se façam necessários;

• Contratar e demitir funcionários, bem como fixar a respectiva remuneração e suas funções, dentro do recurso orçamentário;

• Ordenar reparos extraordinários, de natureza inadiável (pode-se estabelecer um teto máximo para o valor destes reparos sem a prévia aprovação dos condôminos), não previstos no orçamento anual e sem a prévia aprovação dos condôminos, desde que comprovada a real urgência do reparo ou aquisição. Reparos ou aquisições que excedam o teto máximo estabelecido serão liberados após sua aprovação pelo Conselho Consultivo e, em havendo, pelo Conselho Fiscal;

• Em se tratando de situações que ofereçam riscos à segurança do condomínio, tais como janelas enferrujadas, controle da garagem etc., após levar ao conhecimento de todos os moradores através de editais ou cartas enviadas aos apartamentos, efetuar os reparos necessários, lançando a despesa a encargo da unidade causadora do risco ou problema;

• Manter e escriturar o livro contábil do condomínio, bem como as pastas de receitas e despesas organizadas mensalmente, com os respectivos números dos cheques nos demonstrativos financeiros e nos recibos das prestações de serviços;

• Manter o histórico dos cheques (pagos ou anulados) e a assinatura do conselheiro que emitiu o pagamento em conjunto com o síndico e, em sendo possível, a cópia do cheque, que será anexada ao livro contábil, o qual deverá ser rubricado por um membro do Conselho Consultivo ou, em havendo, do Conselho Fiscal;

• Responsabilizar-se pelo pagamento de encargos decorrentes de atrasos ocasionados por si relativamente a pagamentos de despesas do condomínio;

• Prestar aos moradores, a qualquer tempo, com solicitação prévia, desde que notificado formalmente, informações sobre os atos da sua administração e deixar os documentos à disposição daqueles;

• Demonstrar mensalmente aos condôminos as cotas que lhes cabem em rateio;

• Comunicar aos condôminos as citações judiciais que o condomínio receber;

• Procurar, por meios amigáveis, resolver divergências entre condôminos;

• Entregar ao seu sucessor todos os livros, documentos e pertences do condomínio que estejam em seu poder, inclusive os arquivos em CD, pendrive ou outro meio que contenham os demonstrativos financeiros da sua administração ou de gestões anteriores que tenham sido repassados pelo antigo síndico;

• Movimentar as contas bancárias com ou sem as assinaturas exigidas na convenção e, em caso de contratação, juntamente com o representante da administradora;

• Praticar, enfim, todos os demais atos inerentes a sua função.

2) O Subsíndico

O papel do subsíndico em um condomínio, basicamente é o de ser suplente do síndico. Ou seja, o de estar a disposição para substituir o síndico quando for necessário.

O subsíndico pode assumir a posição de síndico no condomínio em três circunstâncias:

• Nas férias do síndico;

• Em ausência do síndico por um curto momento. E nesse caso o síndico convoca o subsíndico para que este assuma suas atribuições, explicitando o período necessário;

• E caso o síndico do condomínio renuncie ou seja destituído.

• Ao assumir a sindicatura do condomínio o subsíndico assume também todas as atribuições inerentes ao síndico durante o período que estiver no cargo, assim como as responsabilidades do cargo.

Mas quando o síndico opta por uma gestão participativa, este pode solicitar uma ajuda do subsíndico. Deixo claro que não é obrigação legal de um subsíndico prestar esse apoio ao síndico. Ele o fará se quiser. O Artigo 1347 do Código Civil estabelece que o único responsável pelos atos administrativos, ou o gerenciamento de um condomínio, é o síndico. Porém, o Artigo 1348 normatiza a possibilidade de o síndico contar com o auxílio de terceiros para a realização das atividades condominiais. Com base nisso, quando da vontade do síndico, o subsíndico, se este dispor-se a isso, ele pode ser considerado seu braço direito. O síndico pode repassar para ele as principais tarefas na administração diária do condomínio sem com isso comprometer o seu status de principal gestor.

Por exemplo, o subsíndico pode ser encarregado pelo síndico de efetuar um orçamento e comprar de insumos e materiais para o condomínio, entre outras atividades atreladas à gestão condominial. Pode, por exemplo, promover o acompanhamento de reparos e serviços de manutenção e a supervisão do trabalho de prestadores de serviços. Entre outras coisas.

Havendo abdicação do síndico, o subsíndico deve garantir o cumprimento das normas condominiais

Na ausência do síndico, o subsíndico deve cumprir e fazer cumprir as leis condominiais e as determinações em assembleia até que seja convocada reunião de condomínio para eleger novo síndico. Afinal, o subsíndico pode ser responsabilizado civil e criminalmente por ações à frente da gestão condominial. O suplente poderá apenas ser responsabilizado pelos seus atos falhos e omissões, mas não pelos atos passados ou futuros do síndico titular.

3) Do Conselho Consultivo.

Sendo suscinto, o conselho consultivo serve como agente orientador. É a esse conselho que o síndico vai buscar aprovações das suas ações quando estas não tiverem regulamentadas ou quando assim a convenção e/ou o regimento interno, o exigir.

Creio ser de entendimento geral que o papel principal do Conselho Consultivo é o de, quando este for o caso, e este for convocado pelo síndico, analisar, ponderar e decidir sobre determinados assuntos que estão além do poder da decisão do síndico e que estejam explícitos na Convenção e no Regimento Interno do condomínio. Também é um agente fiscalizador do síndico e em casos divergentes pode solicitar que o assunto seja incluído em pauta para uma assembleia.

Cabe ao Conselho Consultivo: acompanhar as medidas tomadas pelo síndico, inclusive reunindo-se com este periodicamente; recomendar eventuais mudanças de postura (se esta ação for cabível); analisar e deliberar recursos apresentados por condôminos contrariados com alguma decisão do síndico; deliberar quando consultado pelo síndico, sobre matérias que estejam expressamente previstas na Convenção e no Regimento Interno do Condomínio;

Na legislação anterior que tratava dessa matéria (o artigo 23 da Lei 4591/64), ao conselho era dado um tratamento de maior destaque para vida condominial, tanto assim que:

1. Era obrigatória a eleição de um Conselho Consultivo constituído por três condôminos;

2. O conselho tinha a função de assessorar o síndico;

3. O funcionamento do conselho, bem como suas específicas atribuições, deveria estar regrado na convenção.

Observemos a sua redação:

"Art. 23: Será eleito, na forma prevista na convenção, um Conselho Consultivo, constituído de três condôminos, com mandatos que não poderão exceder de 2 anos, permitida a reeleição.

Parágrafo único: Funcionará o conselho como órgão consultivo do síndico, para assessorá-lo na solução dos problemas que digam respeito ao condomínio, podendo a convenção definir suas atribuições específicas."

Comparando os dois textos de lei, ou seja, o artigo 1356 do atual Código Civil e o artigo 23 da Lei 4591/64, notamos outros pontos que revelam a mudança de perfil dada ao conselho:

a) na lei em vigor, o Conselho Consultivo é formado por três membros, enquanto na lei revogada, o conselho deveria ser formado por três condôminos. Ou seja, em tese, salvo disposição em contrário expressa na convenção, o atual Conselho Fiscal poderá ser composto por membros que não sejam condôminos, perdendo assim, aquela relação próxima do conselheiro com o condomínio; e isso porque, no atual conselho, a sua função está mais relacionada à questão da prestação de contas, e, por conseguinte, com a emissão do respectivo parecer fiscal.

b) como dissemos, o Conselho Consultivo da lei revogada (Lei 4591/64) tinha a função de assessorar o síndico na solução dos problemas do condomínio, contribuindo assim, para um sistema mais democrático e participativo de gestão, onde os condôminos-conselheiros mantinham uma atuação mais próxima com o síndico. Pela atual legislação, reduziu-se essa participação, atribuindo ao conselho apenas a função de fiscal das contas e a de tomar decisões que fogem da esfera administrativa, operacional ou financeira do síndico.

A exemplo; uma vez estipulado na convenção ou no regimento interno do condomínio um teto de gasto, o síndico deve levar ao conselho consultivo, para avaliação e aprovação tudo aquilo que exceder esse teto."

O Conselho Consultivo de um condomínio (órgão previsto por lei) é formado por três moradores do condomínio eleitos através de uma assembleia. Ele possui a função de assessorar o síndico, podendo ser consultado em diversos momentos, principalmente quando há a necessidade de tomada de decisões complexas.

As atribuições do conselho consultivo de condomínio estão retratadas no artigo 23 da Lei de Condomínios e Incorporações (4.591/64) e estipula uma eleição, feita na forma de convenção, para a escolha dos constituintes do conselho. O mandato não deve passar de 2 anos, sendo que a reeleição é permitida.

Em conclusão, as principais atribuições do conselho consultivo de condomínio são:

• Dar respaldo as ações do síndico. Porém há de ser exaltada a independência do síndico nas tomadas de decisão pois, este é o único responsável por tudo aquilo relacionado ao condomínio;

• Sugerir ideias para resolução de problemas e gerenciamento de crises, sendo que, dependendo do tamanho do condomínio, estas podem ser bastante variadas;

• Trabalhar buscando a harmonia com o prédio e os moradores, estando atento às carências dos mesmos e repassar essas situações para o síndico.

• Pensar em melhorias para a convivência de todos e passar essa sugestão ao síndico;

• Sendo assim, cabe destacar também que, na falta de um conselho fiscal, uma das atribuições do conselho consultivo de condomínio pode ser a de auxiliar com as contas, portanto tudo deve ser estabelecido durante a convecção do prédio. Todas as ações do conselho consultivo, quando este for consultado pelo síndico, devem ser visando o bem-estar de todos e a manutenção do prédio.

Resumindo. Este conselho serve para assessorar o síndico auxiliando naquilo que for necessário e dar parecer sobre os problemas encaminhados a este. E o de fiscalizar as ações do síndico.

4) Do Conselho Fiscal.

O conselho fiscal tem como principal atribuição acompanhar e auditar as finanças do condomínio.

O conselho fiscal atua de forma complementar ao trabalho do síndico e da administradora. Trata-se de um grupo formado por moradores do condomínio, que analisa as finanças e emite pareceres recomendando ou não a sua aprovação. Atentem para a palavra ¨recomendando¨.

As contas e balancetes mensais de um condomínio devem ser apresentadas ao Conselho Fiscal. Após analisar cuidadosamente, o órgão emite pareceres em relação às contas — indicando ou não sua aprovação — e alertar ao síndico sobre possíveis irregularidades. É interessante acrescentar, ainda, algumas atividades que não são de responsabilidade do conselho. Vale lembrar, por exemplo, que o conselho fiscal não aprova as contas do condomínio, isso é papel da assembleia. Seu papel, se restringe ao de analisar e recomendar ou não a aprovação das contas do condomínio.

Vale reforçar, aqui, a importância da função e a responsabilidade dos moradores que decidirem se candidatar. Para serem candidatos aptos, devem dispor de tempo livre para a tarefa e preferencialmente que tenham conhecimento básico sobre contabilidade.

Na verdade, o conselho fiscal, somente emite um documento apontando se há concordância ou não com as contas apresentadas pela gestão. O órgão, além disso, não tem como tarefa, registrar as atas da reunião, não pode tomar decisões administrativas sem autorização do síndico e não pode fazer dívidas ou compras em nome do condomínio.

Ainda assim, as responsabilidades do conselho fiscal são variadas, entre elas, analisar documentos e relatórios contábeis, identificar eventuais problemas financeiros, verificar os investimentos feitos para os condomínios, formular pareceres para aprovar ou reprovar finanças.

Vejamos outras atribuições importantes:

• assegurar que os valores arrecadados pela gestão são aplicados corretamente;

• checar balanços da contabilidade condominial;

• avisar o síndico sobre eventuais irregularidades nas contas;

• fazer o acompanhamento de orçamentos, contas e documentações da gestão financeira;

• apoiar a criação da previsão orçamentária;

• acompanhar o envio mensal da pasta de prestação de contas pela administradora;

• investigar se as decisões tomadas nas reuniões condominiais estão sendo respeitadas;

• contratar uma auditoria se houver suspeita de irregularidades (como fraudes);

• fazer a emissão de pareceres para aprovar ou reprovar a prestação de contas anual;

• fazer a eleição de um presidente entre os membros do conselho fiscal;

• em conjunto com o síndico e a administradora, selecionar uma empresa de seguro e uma agência bancária para o condomínio;

• fazer um acompanhamento geral do trabalho da administradora e do síndico.

Não existe a obrigação legal de se ter um órgão dessa natureza no condomínio. No entanto, o Código Civil menciona a formação de um conselho fiscal ou consultivo em seu artigo 1.356. Sendo assim, caso o condomínio opte por não ter esse conselho fiscal, suas atribuições passam a ser de responsabilidade do conselho consultivo e este para a se denominar Conselho Consultivo e Fiscal.

De acordo com a determinação, “poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico”. Poderá ter, ou seja, não é obrigatório ter.

Nesse contexto, a previsão ou não do conselho deve ser estabelecida no regimento ou convenção do condomínio. Ainda que a existência do grupo não seja compulsória, seu acompanhamento é valioso para a saúde financeira e a transparência da administração.

Posso afirmar, sem dúvidas, que a Convenção do Condomínio, assim como o Regimento Interno, deve versar sobre a competência dos Conselhos Consultivo e Fiscal, assim como determinar as atribuições do Síndico e do Subsíndico, contanto que não extrapole os limites legais, determinados pela legislação brasileira. Cada cargo tem o seu papel e todos são importantes para a boa manutenção do condomínio.

Termino por aqui. Espero ter ajudado.